情報伝達手段の多様化により、郵送する機会は減少傾向にあります。これは裏を返せば、郵送で送らなければならない郵便物の重要度が以前よりも明確になったということではないでしょうか。今回は、そんな重要度の高い郵便物を出す際に必要な「封筒」のマナーについて解説します。
間違いやすいポイント
- 縦書封筒の表面の場合、住所は略さずに「＊＊番＊＊号」まで漢数字を使う
- 縦書き封筒の場合、裏面には「〆」「封」などの封字を書く
- 横書き封筒の場合、切手は右上に貼るのが決まり
封筒は大切な郵便物のパッケージです
縦書きの方がより丁寧な印象を与えます。お礼状やお詫び、ご依頼などの改まった内容や目上の人への手紙は縦書きが基本とされています。
封筒は手書きが基本です。郵便物が届いて、まず最初に目にするのは封筒です。その郵便物の第一印象を決定付けるのは、パッケージである「封筒」というわけです。丁寧に楷書で書くことや、いくつかの決まったマナーを守らなければならないことは言うまでもありません。それでは早速、縦書き封筒の書き方から確認しましょう。
縦書き封筒 表面の書き方
■切手
切手はなるべく少ない枚数にしましょう。2列で貼っているケースもありますが残り物をかき集めて貼った印象を与えてしまいます。記念切手の場合には、ビジネス上相応しいものを選びましょう。
■住所
都道府県名から縦書きで書きます。文字数とスペースを考えながら均等に割り振ります。スペースが足りなくなって寸詰まりになっているものは見た目にも良くありません。住所は略さずに「＊＊番＊＊号」まで漢数字を使って書きます。「－」を使っても良いです。
｢親展」は外脇付けと呼ばれます。「ご本人自ら開けて下さい」という意味で「親しみを込めて」という意味ではありません。その他、外脇付けには「至急」「重要」などがあります
■宛名
中央に大きく、住所よりも一段下げて書き始めます。会社名は（株）（有）などと略さず、「株式会社」「有限会社」などと正式名称で書きます。個人名を併記する場合には、会社名に「御中」や敬称は付けません。個人名の宛先の下に「様」を書くだけです。部署名がわかっている場合には省略せずに記入します。
縦書き封筒 裏面の書き方
■封締め
縦書き封筒の場合には、「〆」「封」などの封字を書きます。これは「確かに封を致しました」というしるし。横書き封筒の場合には省略してもよいことになっています。
「〆」は「封字」と呼ばれるものです。「確かに封をしました」というしるしです。この他、「締」「封」「鍼」の字が用いられることもあります。お祝い事には「寿」「賀」を使います■差出人住所
封筒の継ぎ目の右側に日付、そして中心線から左側に住所と名前を書きます。宛名よりも小さめの字で書きます。郵便番号も省略せずに書きます。
■差出人氏名
封筒の継ぎ目の右側に住所よりも大きな文字で書きます。
次に、横書き封筒について見てみましょう。
横書き封筒 表面の書き方
一般的に洋封筒とも呼ばれます。間違いやすい切手の位置など大丈夫ですか。早速確認してまいりましょう。
■切手
右上に貼ります。「縦長にしたときに左上」になる位置に貼ると覚えておくと分かりやすいでしょう。
切手は右上に貼ります。枠が無くても郵便番号は縦書き封筒と同じ向きではっきりと書きます。手元に届いた封筒を確認してみると殆どが間違った位置に切手が貼られ郵便番号も書かれていました。
■宛先住所
漢数字ではなく算用数字でも大丈夫です。
■宛名
縦書き同様、住所より一回り大きく記入します。
横書き封筒 裏面の書き方
■日付
左上に小さく書きます。
■郵便番号
省略せずに記入しましょう。
横書き封筒の場合には封字は省略しても構わないことになっています
■差出人住所・氏名
封筒の横幅の３分の１におさまるように住所・氏名を書きます。
次は、他にもある！封筒を準備する際の６つのお約束について見てみましょう。
封筒を準備する際の６つの約束
封筒の書き方にもこれだけたくさんのルールがあります。けれども間違った書き方をしている方が多いのには「郵便物」に対する軽視の姿勢があるのかもしれません。郵便物の重要度を今一度認識する必要性を感じていただければ幸いです。 書き方を間違えてしまうと失礼になることもありますのでルールを確認しておきましょう。ここでは６つの約束についてです。順番に見てまいりましょう。
■二重封筒
正式な手紙には、封筒の内側に薄い紙がある二重封筒を使います。弔事には「不幸が重ならないように」と使わないのがマナーです。
■敬称
- 会社には「御中」
- 個人には「様」
- 会社名＋個人名には「御中」は不要。「様」のみ。
- 「殿」は目下に使うものです。
■便箋は何枚？
以前は、一枚で書き終わると素っ気無い印象を与えてしまうということで白紙の便箋を一枚つけていました。現在はそこまでこだわる必要はないものの、なるべく２枚以上書くことがマナーとされています。一筆箋は１枚で大丈夫です。
■便箋の折り方
封筒の大きさにあわせて三つ折もしくは四つ折で。洋封筒の場合には四つ折が基本です。
■セロハンテープやホッチキス留めは？
封はセロテープではなくのりで貼り付けます。中の便箋や封筒同士くっつかないように封筒にのり付けしましょう。
■親展とは何？
○ 「ご本人自ら開封して下さい」という意味です。
× 「親しみを込めて」という意味ではありません。
役員会の議事録や人事関係の書類そして公表されていないデータ、履歴書など本人以外の目に触れてほしくないものは親展で送ります。
封筒はその郵便物の第一印象を決定付けるツールです。そこには様々なルールが存在しますが、どれもこれも受け取る「相手」への思いやりや気配りが形となったものです。言葉やしぐさ以外でも、封筒によって対人コミュニケーション力をUPさせてみませんか。