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退職時のマナーを守って最後までよい印象を

年度の変わり目に、職場を去る人もいるでしょう。辞める理由は何であれ、「立つ鳥、跡を濁さず」という言葉通り、引継ぎや挨拶もキチンとして去りたいもの。退職時のマナーを見てみましょう。

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この春、今の職場を辞めて、新しくスタートを切るという方は、どれくらいいらっしゃるのでしょうか。転職や退職の理由は、様々だと思いますが、退職するタイミングで一番多いのが、やはり年末と年度替りの3月末。もしあなたが退職をする方であれば、“立つ鳥、跡を濁さず”という言葉があるとおり、今までお世話になった方々にきちんとご挨拶をして失礼したいものですね。今回は、退職時のマナーについてご紹介しましょう。

退職を伝えるタイミング

よくドラマなどで、主人公が辞表や退職届をスーツのポケットから出して、上司の机の上に置き、そのままオフィスを出ていくシーンがありますが、届けを出したその日に辞めることはできません。

辞めることを心に決めていたとしても、いきなり退職届けを出したり、他の人がいる前で「辞めます」などと切り出すのはマナー違反。まず直属の上司に「折り入ってお話があるのですが」と時間を取ってもらうようにします。静かに落ち着いて話せる会議室などで、「実は、退職させていただくことを考えております」と切り出すようにします。

退職理由は、本当のことを言う?

「なぜ退職したいのか」という理由を聞かれると思いますが、「誰それがどうだ」というような人の悪口や、「お給料が低い」など職場や勤務先に対する不満では、「職場の状況を改善するから」と言われたら、辞める理由がなくなってしまいます。あくまでも、「一身上の都合」で通しましょう。

ただ、家族の介護や自分の病気などが理由の場合は、職場によっては、在宅での仕事が可能になったり、出勤形態を配慮してくれる可能性もありますから、「相談」してみてはいかがでしょうか。ただし、家族の介護や病気だとウソをつくことは、辞めましょう。マナー違反です。

退職の理由をあえて伝えるとすれば、「ずっと勉強を続けてきたことについて、そろそろ実力を試したくなった」など、気持ちよく送り出してもらえるような理由を伝えるようにしましょう。

辞めたいときに辞められない?!

後任者を探す、引継ぎをするなど、あなたが退職することで、さまざまな影響が出ます。3ヵ月前には、上司に意向を伝えるようにしましょう。 法律では、退職届を提出してから2週間で退職することは可能です。でも後任の人を探してもらい、引継ぎを済ませるには、およそ3ヵ月は必要です。「辞める」と言ってから、しばらく職場に残るのは居づらいと感じるかもしれませんが、それくらいの時間の余裕を持って申し出るのがマナーです。

また、退職するにあたって未消化の有給休暇が残っている人もいるでしょう。有給休暇の取得はもちろん権利ではありますが、大事なのは後任者への「引継ぎ」です。後任者にきちんと引継ぎが行えるスケジュールを立ててから、有給休暇を取るようにしましょう。

退職願 サンプル

あなたの職場に定型書式があれば、それに従ってください。特に決まったものはないという場合は、下記を参考に作成してみてください。手書きでもパソコンでも、いずれでも大丈夫です。印鑑の押し忘れに注意しましょう。

退 職 願
平成○年○月○日
株式会社 ○△コーポレーション
代表取締役 社長
□本△○夫 殿
営業推進部
美月あきこ 印

私は、このたび一身上の都合により、
平成○年○月○日をもって退職いたしたく、
お願い申し上げます。

「届」と「願」の違い

上司に口頭で退職の意向を伝えた後、「退職願」を提出しますが、「退職届」と「退職願」は、意味が少々異なります。「届」は、「もう辞めることにしましたので」というような少し強いニュアンスで、提出した時点で有効となります。対して、「願」の方は、おうかがいを立てるもので、受理された時点で有効となりますので、これらの違いに注意してください。

名刺も備品も置いていく

仕事場を去る前に、自分の使っていたパソコンは、必要なデータ以外は消去し、資料もあわせて後任者の人が見やすいように整理します。事務用品も「最後だから」とばかりに、持ち帰らないこと。経費で購入した物品は、会社から貸与されたものですから、会社に置いてきてください。

名刺も同じです。自分の名刺はもちろん(退職するわけですから、持っている必要もありませんが)、仕事上でご挨拶した方々から頂戴した名刺も置いてきましょう。
退職が決まったら、後任者にいかにきちんと業務を引き継ぐかが最後の大切な仕事になります。

どんな小さな事項も、メモにするか1冊のノートにまとめるなどして「引継ぎ書」を作成しましょう。後任者も、聞いたその場では、わかったつもりになるかもしれませんが、行う頻度が低い業務や目の前に実物がないものについての説明など、口頭で数度伝えるだけでは、なかなか理解するのは難しいものです。

一通りの業務を一定期間一緒にやってみるのが最善ですが、後任者が最後まで決まらない、あるいは忙しくて一緒に引継ぎが出来ないなどの場合でも、これを見れば誰でもわかる!というような「引継ぎ書」を作っておきましょう。退職後「これどうするんだっけ」というような問合せの電話がかかってくることもないでしょう。

受理されてから報告する

辞めると決めてからは、親しくしてきた人たちに、なるべく早く報告したい気持ちはわかりますが、報告するのは、退職願が正式に受理されてからにしましょう。人事から情報がオープンにされたからが目安です。社内でお世話になった方々には、お付き合いの程度にもよりますが、1週間~10日ほど前にメールで連絡を入れればよいでしょう。取引先やお客様には、挨拶状など書面でご挨拶するようにします。

■挨拶の内容

  • 退職年月日
  • 退職理由(一身上の都合で問題ありません)
  • 在籍中お世話になったことへのお礼
  • 退職することによって迷惑をお掛けするお詫び
  • みなさんのご活躍とご健勝をお祈りする気持ち

必要な方には、電話番号やメールアドレスなど退職後の連絡先を書いておきます。

退職後の連絡先も

業務上、後任者がどうしてもわからないことが出てくるかもしれませんので、退職後の連絡先を後任者や関係者に連絡しておきます。退職後とはいえ、質問の電話やメールがあった場合には、快く答えるようにしましょう。

転職や結婚、出産など退職の理由は、いろいろあると思いますが、最後は、やはり笑顔で送り出してもらいたいもの。みんなに「がんばれ」と背中を押してもらえるような立ち去り方をしたいものですね。