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段取り上手、情報通…デキる女性の手帳術

手帳は仕事の上で重要なビジネスツールです。手帳があなたの体の一部となるように、メモやスケジュール管理、そして一歩進んだ使い方まで詳しく解説します。

今まで手帳は覚えておかなければならないことをメモするもの、スケジュール管理をするものという概念が一般的でした。しかし昨今、手帳は使い方次第で「有能な秘書」と言っても過言ではないほど素晴らしい役割を果たしてくれます。

そこで今回は、手帳という秘書を上手に使って颯爽としたビジネスライフを送る方法を考えていきましょう。

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デキる人と認められる手帳

■オリジナル手帳で情報通に
手帳は、仕事のスケジュールやメモを書いている間は「やらなければならないことリスト」です。そこに、マイ・オリジナル・リストが加われば「やりたいことリスト」へシフトします。例えば、映画ファンならば映画の題名、主役、鑑賞日、ミニ感想を書いたレビューリストを作成することで、楽しかった時を思い出しては嬉しさ2倍です。

ランチやディナーを頂いたレストランの費用、雰囲気、交通経路、料理の味を書いたグルメリストがあれば、会社で「どこか良いお店知らない?」と先輩に聞かれた時に、すぐに答えられます。そんなとき、様々な分野に通じたデキる人という存在価値を認められ、嬉しい評判も得られます。オリジナルリストがあれば付加価値もついて、手帳に愛着を感じます。

■携帯電話に勝る時
「アッ!! 充電切れ!!」「アッ!! メモリーが消去された!!」「水の中に落とした!!」などという時のバックアップに、手帳は即使えて便利です。
また、地下鉄など電波状況が余りよくないところで調べものをしていると、圏外になり使えないこともあります。その点、手帳はアナログなのでいかなる場所でも活用できます。また、メモを取る人と取らない人では、信用度合いが違います。会議でも研修でも、メモを取らない人は話を半分しか聞いていないという印象を与えます

知っておきたい手帳の選び方

■手帳を選ぶ時の基準は?
あなたが必要にしている事やどのように使いたいかの目的に合わせて選びましょう。綴じ込み式の手帳と、アレンジのできる手帳があります。アレンジできる手帳は中身を選んでファイル形式で追加していきます。
最近は綴じ込み式の手帳でも、様々な用途に合わせて中身が違いますので、用途に応じて選択することができます。
たとえば、会議や打ち合わせが多く、その記録が重要になる人は、年間カレンダーと1ヶ月分の日毎にメモができるカレンダーは必須。メモ欄のスペースが多い手帳が使いやすいです。
目標達成をしたい人は年間目標、月間目標、成果欄などがついた手帳、ダイエットを目指す人は体重グラフや体脂肪グラフなどがあったり、食品カロリーが一覧で出ている手帳など様々です。
自分に合った手帳を選ぶことは、手帳を開くことが楽しみになりますから、見忘れるということがなくなります。

■使い勝手のよい手帳は中身で決まる
使い勝手の良し悪しは、手帳内の情報によってかなり違ってきます。浪費しやすい人はクレジットカード利用一覧があって、細目に記載していれば必要以上の出費を抑えることもできます。また、地図が入っていて往復の通勤電車の中で眺めていると、地理の授業が苦手だった人にも日本地図が頭に入り知識が高まるというメリットがあります。

その他にも、待ち合わせをして相手が遅刻をしてきた場合、喫茶店で思いがけずボーっとした時間を過ごさなくてはならないといった事態にも、手帳を眺めていたり記入していることで、待ち時間のイライラはなくなります。当然遅刻をして来た友達のことも気持ちよく許せて寛大な人というイメージも付加されることもあります。

■目標管理で大活躍
ダイエットだけでなく、車を1年後に買う、海外旅行に行くなど、1年後にしたいことや、プラス思考になる、資格を取るなど、どういう自分になりたいかという大きな目標を手帳に記載します。それにより、目標に向けて努力する事を具体的に細分化することができるので、行動に移すきっかけを見つけやすくなります。
そして、毎日目標を確認することで、ますます意識が固まり最後までやりぬく気力が生まれます。

見た目は大事・手帳の外見

■手帳の装丁で人柄がわかる
装丁は大事です。人は6秒で相手を判断すると言われています。ジャラジャラと華美な飾りがついている手帳はビジネスには不向きです。浮ついた人、ケジメのつかない人というイメージが強くなるからです。

ビジネスで使う場合は、外見が落ち着いていてシックなものを選んだ方が「デキる人」のイメージが強くなり、仕事もやりやすくなります。良いイメージは信用につながるからです。シックとは黒とか紺ばかりではなく、赤でも良いのです。その場合、赤一色の使用にして、他の色と組み合わせないことで落ち着いたイメージを与えます。何色も使うと派手になります。

■手帳の大きさ
B6サイズからA4サイズまで様々あります。文庫サイズのものは、カバーを外すと文庫本のカバーにもなり、使いまわしができる手帳もあります。文庫本サイズですとハンドバックにも入り便利です。しかし、営業職や総合職の方で頻繁に交渉や会議がある場合には、B5サイズ位のものが量的にも使い勝手が良いようです。

■見られたくないもの
他人どころか家族にも勝手に見られたくないものは? と聞かれたら、迷わず「携帯と手帳」と答えるのではないでしょうか? それだけ手帳にはありのままの自分を表現しているのです。
手帳をブック型メモ帳と考えずに、自分の管理をしてくれる秘書として、また、知識を高めるグッズとして使うことが、時代の流れの先端を行く憧れのキャリアウーマンとなるでしょう。

あると便利手帳内情報

手帳の中身は何でも良いなどとあなどってはいけません。手帳の中で目標管理がしっかりとできるようになっていれば、1年間で自己成長できる可能性が高まります。

  • 首都圏、関西圏(大阪、京都、神戸)、中部圏、札幌、などの地下鉄路線図
  • 郵便料金一覧表(国内・国際)
  • 100年分の年齢早見表(和暦、西暦、干支、九星など)
  • 日本地図(鉄道路線付)
  • 世界地図(首都・世界時計・日付変更線・緯度・経度付)
  • 手紙の書き方(手紙のマナー、時候の挨拶付)
  • 冠婚葬祭マナー
  • 世界の洋服寸法表
  • 電話番号案内(公共・コレクトコール・電報・時報・災害時緊急など)
  • 電話ガイド(緊急、クレジットカード紛失、災害、飛行機予約、交通情報など)
  • 携帯QRコード
  • 目標管理表
  • 体重グラフ表、体脂肪率グラフ表、体脂肪率、BMI値、標準値と自分の体型
  • 体のツボ一覧(病状に合わせたツボを絵で記載)
  • 簡単エクササイズ
  • 食物カロリー表
  • 運動消費カロリー表
  • 誕生石と誕生花
  • 星座
  • アロマテラピー(種類と効用)
  • 夢占い
  • インテリア風水
  • 贈答のエチケット
  • 諸届けの手引き(出生届、転居届、印鑑登録など)
  • メートル法変換表
  • 簡単な外国語単語(英語、フランス語、イタリア語など)
  • インターネットガイド(宅配、グルメ、病院など検索用URL)
  • 切り取り式メモ
  • クレジットカード利用一覧表
  • 欲しいものリスト欄

これらの情報もちょっとした時に大変便利です。手帳によって付加されている情報が違いますので、どの情報が必要か考えて選びましょう。

手帳は自分の分身です。ダブルブッキングしたり、うっかりミスで約束を破ってしまうようなことを防ぐためにも、常に手帳を見るクセを付けておくことをお勧めします。

仕事のデキる女性は、手帳の使い方も上手です。爽やかに、且つ、自然に手帳が体の一部となっていたら、新人や後輩から憧れの的です。スマートな身のこなしも手帳の使い方次第です。