「ビジネス文書を作成する」というと、難しそうな感じがしますが、実は、社内文書には基本的なパターンが決まっており、ルールを覚えてしまえば、それほど難しくありません。基礎知識をご紹介しましょう。
仕事を進めるとき、「口頭」だけのやり取りでは、誤解を招いたり、間違いが起きてしまう危険性があります。相手との意思の疎通を正確なものにするという点において、「文書」でのやり取りはビジネスの場において必要不可欠です。今回は、ビジネス文書の一般的な書き方について見てみましょう。
こんなにある！ビジネス文書の種類
■社外文書
会社を代表して作るものなので、正確さはもちろんのこと、より礼儀を重んじる文書となります。時候の挨拶を交えつつも、簡潔に分かりやすくまとめます。
＜社外文書の種類＞
- 依頼状、回答書、請求書、注文書、確認状など
- 侘び状、抗議状、督促状、反駁状、断り状など
- 挨拶状、案内状、招待状、紹介状、祝い状、弔慰状など
■社内文書
社内に向けての文書なので、形式よりも簡潔さ、分かりやすさを重視。儀礼的な挨拶文などは、必要ありません。
- 指示文、通達文、辞令など
- 稟議書、報告書、企画書、顛末書、始末書など
基本中の基本。ビジネス文書のルール
ビジネス文書は、一般的にはA４で横書きにします。「伝えたい内容を正確に書く」ことが一番大切ですから、難解な表現を避け、分かりやすく書くように心がけましょう。文章は、「です・ます調」で統一するのが一般的です。場合によっては、「である」調を使うこともあります。
文書の頭には件名をつけ、何についての文書か一目でわかるようにします。数字を用いる際は、アラビア数字を使います。ただし、万の単位を超える区切りのよい数字の場合は、○万とし（例：20万本）、それ以外は、３ケタごとにカンマで区切りましょう。（例：123,400本）
文字がびっしりの文書は、読む気がしませんね。読みやすくなるように、本文を段落で分けたり、いくつかの項目を並べる時は、箇条書きにします。また適宜、句読点を打ったり、改行することで余白を作るなど、読みやすくなるように工夫してみましょう。また、ビジネス文書では、１つの文書にいくつもの要件をまとめて書くのはNGです。１つの文書につき、用件は１件が原則です。
- 用紙：A４ 横書き
- 文書スタイル：文頭に件名をつける。１つの文書に要件は、１つ。
- 文調：「です・ます」もしくは、箇条書きや段落などで、分かりやすさを追求する場合は、「である」調。
- 数字：アラビア数字
書き終わったら、校正を忘れずに
内容に間違いがあっては、文書を作成する意味がありません。文法ミス・誤字・脱字は、もちろん、どんなに自信があっても、内容についてはきちんと確認しましょう。特に、数字の間違いは、自分の会社や取引先、またはお客様にとって多大な損害を招くという事態になりかねません。念入りに確認するようにしましょう。
また人の名前を間違えるのは、とても失礼です。以前に使用した文書の上から、打ち直して作成する場合など、特に気をつけましょう。自信がない場合は、必ず先輩や上司に確認してもらいましょう。
ビジネス文書の基本パターン
ビジネス文書は、決まっているフォーマットに沿って書くのが基本です。オリジナリティは必要ありません。社外文書の場合は、時候の挨拶文もいるので、何か参照できるものを手元に置いておきましょう。以下は、社内文書の例です。
文書番号
部署として作成した文書の1年間の通し番号をつけます。会社、部署によっては省略する場合もあるので、慣例に従ってください。
例：総務.No000
発行年月日
基本は、発信日。西暦か元号かは、社内の形式に従って。
例：平成○年○月○日
あて名
同格の多数に出す場合は、「各位」を使う。「様」「殿」「各位」を使い分ける。部、課のメンバー全員に対してなら「社員各位」でOK。
例：各部課長各位、関係各位
発信者名
部課名、役職名、氏名を右寄せで明記します。但し、普通の事務連絡なら、省略可。
例：総務部 美月あきこ、営業部 美月あきこ
件名
分かりやすくタイトルをつける
例：社員旅行のお知らせ、○○会議 開催の連絡
確認
最初のうちは、上司や先輩にチェックしてもらいましょう
主文
社内文書の場合は、挨拶文などを入れずに、要点を押さえ、なるべく短く、明確に。
例：毎年恒例の社員旅行を下記の通り実施致します。皆様奮ってご参加頂きます様お願い申し上げます。また、業務等で行けないという方は総務課 ○○まで早急にご連絡お願い致します。
記書き
日時、場所などポイントになることを箇条書きにする。
例：
日時 平成19年 ○月 ○日（土）～ ○日（日）
集合場所 営業所ビル正面玄関前
集合時間 ○月○日（木） 午前○時○分
行 き 先 ○○温泉
宿泊場所 ○○観光ホテル
TEL：012-3456-7890
副文
付け加えたいことがあれば、ここに。
例：当日遅刻・欠席等緊急の連絡は、総務課 美月（携帯 090-123-4567）まで必ずご連絡ください。
結び
文末は、文書が終わった合図として、必ず「以上」で締める。
担当者名
この案件に関する問合せ先を明記します。
ビジネス文書は、書きなれないとなかなか難しいと感じてしまうかもしれませんが、ほとんどの場合は、フォーマットが決まっていて、それにのっとっていくだけですから、最初のうちは、先輩や上司に確認してもらえば、次第に自信もついてくるでしょう。