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どうする? 英語で電話がかかってきたら

皆さんのオフィスには、英語で電話がかかってきたらどうしていますか? 「片言の英語で、英語がわからないことを伝える」「すぐに電話を切ってしまう」という方が、結構多いそうです。相手を目の前にして、見ぶり手振りで伝えるならまだしも、相手の顔も見えない電話では、うまく英語を話す自信がないという方の気持ちも理解できます。

ただ、電話を取った瞬間にガチャンと受話器を置いてしまうのでは、あまりに失礼ですし、会社にとって大きなビジネスのチャンスを逃してしまうことも考えられます。今回は、基本的な応対の表現をご紹介します。

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電話を取ったら英語だった!さあ、どうする?

突然のかかってきた英語の電話にパニック!でも慌てないで、基本的な表現で乗り切れます。

もしもし
Hello

AA社です。ご用件をどうぞ。
This is AA Company.
AA Company.

どちら様でしょうか。
May I ask who’s calling?
May I ask your name, please?

お名前のスペルを教えてください。
How do you spell your name?
Could you spell your name, please?

何という者にお掛けですか?
Whom would you like to speak to?

用件を英語で聞いて理解できる自信があるなら・・・
ご用件をうかがえますでしょうか
How can I help you?

これが言えれば怖くない。とっさの一言

もう少しゆっくりお話いただけますか?
Could you speak a little more slowly?
Could you speak a little louder?

もう一度言っていただけますか?
I beg your pardon?
Could you say it again?

英語を話す者に代わります。
I’ll get someone who speaks English.

番号をお間違えでは、ないでしょうか。
I’m afraid you have the wrong number.

電話を取次ぐ時の英語

「英語だ!」と思った瞬間、受話器をガチャンと置いてしまうという人も多いようですが、それは失礼です。

電話をおつなぎいたします。
I’ll transfer your call.

木村に代わります。
I’ll get Mr. Kimura for you. 
*英語の場合、社内人でも、Mr, Ms の敬称をつけて呼びます。

担当の者に代わります。
I’ll connect you to the person in charge.

海外営業部におつなぎします。
I’ll put you through to the international sales department.

少々お待ちください。
Hold on, please.

担当者が不在、または電話に出られない時

ただ今、席をはずしております。
She is not at her desk right now.

今、別の電話に出ております。
She is on another line right now.

このままお待ちになりますか?
Would you like to hold?

ただ今、会議中です。
She is in a meeting right now.

ただ今、出張中です。
She is on a business trip.

今日は、お休みを頂いております。
She is off today.

月曜日には、戻ります。
She’ll be back in the office on Monday.

本日は、もう社には戻りません。
She has left for the day.
She has gone home for the day.

折り返し、お電話するように伝えましょうか?
Shall I tell her to call you back later?

伝言を受ける・電話を切るの表現は?

メッセージを承りましょうか?
May I take your message?
Would you like to leave a message?

電話番号をうかがえますか?
May I have your number?

申し伝えます。
I’ll give her a message.

お電話ありがとうございました。
Thank you for calling.
Thank you for your call.

今回ご紹介したのは、基本的な表現、言わば「決まり文句」です。
「英語だ!」と思うと、もう「わからない」と壁を作ってしまう人もいると思いますが、英語がわかる人に代わる表現を知っているだけで、ずいぶん気が楽になります。

覚えられなかったら、これらの表現を書いた紙を電話の近くに置いておくといいかもしれませんね。