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FAX・携帯電話のビジネスマナー

ファックスを送った後の確認は必要? ファックスで送ってはいけないものは? いただいた名刺にある携帯電話にかけるのは、マナー違反? などなどファックスと携帯電話のマナーについてご紹介します。

FAXや携帯電話は、ビジネスには欠かせないコミュニケーションツールです。でも、その便利さゆえにマナー違反をしていることに気がつかず、相手に悪い印象を与えたり、トラブルの原因にもなりかねません。今回は、簡単そうで実は難しい、FAXと携帯電話のマナーやルールをご紹介しましょう。

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失礼のないFAXの送り方

離れている相手に速やかに文書や資料を送ることができるFAX。送信ミスに気を付けて、確実に相手の手元に届くような工夫や配慮が必要です。

■1枚目に送り状をつける

送り状をつけるのは、FAXの基本マナー。通し番号、書類の文字の大きさなど、送信前にもう一度確認を FAXを送るときには、誰宛に何枚送ったのかがわかるように、送信書類の1枚目に送り状をつけます。送り状には送信日、送信先、発信元、送信枚数、件名を明記します。会社や部署ごとにオリジナルのフォーマットが用意されている場合は、それに従って記入しましょう。

いつも送っている宛先や至急に送信しなければならない場合は、送り状をつけずに書類の左上余白に送信先、右上余白に発信元と送付枚数を記入して送ります。

■受け取る相手を思ってひと工夫
複数枚送る場合は、書類の下部に「1/2」など通し番号をふると順番がわかりやすく、ページ抜けの確認がしやすくなります。また、文字や数字が小さいものは拡大コピーをする、文字の薄い書類はFAXの濃度設定を調整するなどの注意も必要です。

■送信前・後に電話で確認をする
FAXを送信する前に「これからFAXをお送りしますのでご確認ください」とメールで連絡をすることもあります。急いでいる場合は、送信後に「先ほどFAXをお送りしましたが、届きましたでしょうか?」と電話を入れましょう。万が一、送信エラーなどがあった場合にも、先方に確認の電話を入れることで、早急に対処できるばかりか、あなたへの信頼感も高まります。

■重要書類、大量の書類は送らない
FAXは、受け取る相手以外の目に触れることがあり、番号のかけ間違いなどで関係のない人に送られる危険性もあるので、重要書類の送信は避けましょう。

一度に大量の書類を送信すると、相手の回線を長時間ふさいでしまうだけでなく、用紙も消費させてしまうことになります。一度に送信する枚数は10枚までとして、それ以上は、電子メールに添付するか郵送にしましょう。

■FAXを受け取るときの注意
送られてきた枚数が揃っているか、読みづらいところはないかを確認して、書類が無事に届いたことをメールか、急いでいる場合は電話で伝えます。自分以外に届いたFAXは、すぐに受信者に渡しましょう。

ビジネスにおける携帯電話のマナー

ビジネスでも必携アイテムとなった携帯電話。でも、ビジネスにおける電話の基本は、「会社の固定電話対会社の固定電話」であり、携帯電話は緊急用と考えましょう。

■外出先からの電話は公衆電話を使う
携帯電話は電波が途切れる可能性があるので、外出先から電話をかけるときは、公衆電話を利用します。周囲に公衆電話がない場合は、電波の状態が良く、メモが取れる静かな場所(公園など)を選び、「携帯電話から失礼します」と一言断りましょう。周りに聞かれては困るような重要な話をするのは、タブーです。

■携帯電話で連絡を受ける場合
「<○○商事の美月です」と社名と自分の名前を名乗り、電波の状態や騒音などの状況によって、「申し訳ございません。ただいま移動中ですので、○分後におかけ直ししてもよろしいですか?」と丁寧に断ります。その際は、かけ直すまでのおよその時間も伝えましょう。 ■携帯電話にかけるのは緊急時のみ
名刺に記載されているなど、相手の携帯番号がわかっていても、緊急時以外は、会社の電話へ連絡します。やむを得ず携帯電話にかける場合は、「今、よろしいでしょうか?」と相手の都合を確認しましょう。また、留守番電話になってしまった場合には、自分の会社名、名前、用件を告げて、「あらためて、後ほどご連絡させていただきます」と伝言を残します。

■打ち合わせ中は電源オフに
商談や打ち合わせ、訪問中にはマナーモードではなく、電源を切るのがマナーです。いくらマナーモードにしていても、静かな会議室ではバイブ音も響き、何よりに商談に集中できません。

■外出中の人の携帯番号を聞かれたら
社内の電話を受けたとき、外出中の人の携帯番号を聞かれても無断で教えてはいけません。電話をかけてきた人の連絡先を聞き、担当者に連絡を取って、その人から折り返し連絡を入れてもらうようにしましょう。詳しくは記事「電話応対 基本のマナー」で紹介しています。

いかがでしたか? FAXも携帯電話も受ける相手の都合や状況を思いやる気持ちが大切です。毎日使用するツールだけにマナーを守り、上手に活用しましょう。