af9980028232

時間のマナー

訪問先には、約束の時間ぴったりに到着したほうがいいの? 作成を依頼された資料が、提出期日に間に合わない! など、「時間」に関するマナーをご紹介します。

「時間に遅れないこと」。これは、今も昔も変わらない社会の基本的なルールです。記事「出社と退社のオキテ」でも、朝は始業時間に遅れないよう早めに会社に着くようにとご紹介しましたが、ちゃんと守れていますか? 今回は、この他の「時間」に関するマナーについてご紹介しましょう。

af9980028232

約束の時間は、到着時間?!

記事「他社を訪問する時のマナー」でも触れましたが、取引先やお客様を訪問する場合は、訪問先への交通手段・経路・所要時間などは、あらかじめ調べておきましょう。今は、インターネットで、簡単に路線検索ができますよね。

所要時間ギリギリに移動の計画を立ててしまうと、電車に遅延が出たり、駅の改札を降りてから出口までがとても遠かったりと、どんな状況に出くわすかわかりません。余裕を持って、会社を出るようにしましょう。

また首都圏であれば、どの車両に乗れば、出たい出口に一番近いところで降車できるかなどを調べられる乗り換えマップがあるので、確認しておくと便利です。

■早すぎる到着も先方に迷惑
遅れるのがだめなら、なるべく早く行ってしまった方がいいのでは? と思う人もいるかもしれませんが、先方もあなたに会う準備が必要かもしれませんし、先客がいるかもしれません。早すぎる到着は先方に迷惑になります。約束の5分前くらいにその会社の受付に入ると覚えておくといいですね。

ただし、始業後すぐの「朝一番」や、お昼休み明けの「午後一番」という約束の場合は、早めに訪ねても先方が落ち着いた状態ではないということが考えられますので、約束の時間ちょうどか、逆に少し(1~2分程度)遅れるぐらいでよいでしょう。

「遅れる!」とわかった時

電車の遅延、体調不良、またその他のトラブルなどで遅れる事がわかった場合は、必ず約束の時間までに先方に電話を入れるようにしましょう。「大変申し訳ありませんが、お約束の時間を10分ほど過ぎてしまいそうです。お忙しいところ、大変恐縮ですが、少しお待ち頂けますでしょうか」など必ず、どの程度遅れそうなのか、連絡しましょう。

■時間の余裕は、心の余裕
約束の時間には、余裕をもって臨みましょう。約束の10分ほど前には近くに到着しておいて、受付をする前に、駅のトイレに立ち寄り、服装やヘアースタイル、メイクなどをチェックするようにするといいでしょう。たったこれだけでも、自分に自信が生まれ、訪問前の緊張も自然に和らぎますね。

では次に「提出予定の資料が、まだできていない! このままでは、提出期限に間に合わない!」などの窮地に陥らないための時間のマナーを見てみましょう。

仕事の手順は、逆算方式で

「締め切りは、厳守すること」。これも仕事をする上での基本的なルールです。あらかじめ提出するように言われた締め切り日の前日までには終わらせておくようにしましょう。ミスがあったときや、また上司やクライアントが意図していた内容と異なっていたという状況になっても、時間に余裕があるので対応ができます。

締め切りに間に合わせるために必要なことは、逆算して、いつまでに必要な作業を終わらせられるかを確認することです。その際、時間きっちりに予定を立ててしまっては、体調を崩したり、状況が変わってしまった時に対応できませんから、できれば1日予備日を設けるぐらいの余裕を持たせて、無理のないように予定を組んでください。

その上で、どうしても指定された期日に間に合わないようであれば、指示を出した上司に状況を説明して、判断を仰ぎましょう。

自分一人で抱え込もうとしない

「約束した期日に間に合わない」とわかったら、なるべく早く上司や先輩に相談すべきなのですが、中には、叱られることを恐れて、自分の中で対処しようとする人がいます。体調が悪いなど、やむを得ない状況も出てくるとは思いますが、自分ひとりで背負い込み、どんどん問題を大きくしてしまうのではなく、早めに周囲の人の助けを求めましょう。

なぜならば、あなたが作成した資料をもとに次の作業をしなくてはならない人がいるかもしれません。そうした人たちにも多大なる迷惑をかけてしまうからです。しかし、もちろん人にお願いする前に、自分でできる限りのことをしてという前提です。

困ったときに、助けてもらえるかどうかは、日頃の人間関係次第。甘えることなく、計画性を持って仕事を進められるようにしましょう。

【関連記事】
■出社と退社のオキテ