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他社を訪問する際のマナー

お客様や取引先を訪問することになった時、どんな準備をしたら良いでしょう。また、先方に到着してからの振る舞いは? 他社を訪問した時のマナーについて見て見ましょう。

記事「来客時の応対、自信ありますか?」、「お茶を出す時のマナー」では、来客があった時の対応について、ご紹介しましたが、今回は、あなたが取引先やお客様のところを訪問する際のマナーを見てみましょう。

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訪問までにしておくこと

■訪問のお約束(アポイントメント)を取る
当然ですが、「会いたいから」といきなり先方を訪ねるのは、ルール違反。あらかじめ、会う約束を取り付けておくのがルールです。

■訪問したい用件と相手の都合を聞く
「○○の件で、お打ち合わせに伺いたいのですが、ご都合はいかがでございますか?」など、まずは先方のご都合を聞きます。

■どれくらいの時間が必要なのかを伝える
この際「1時間ほど、お時間をちょうだいできませんでしょうか」など、どれくらいの時間を割いていただく必要があるのかを先に伝えると、先方も返事がしやすくなります。

■訪問日時を決める
「恐れ入りますが、3日程度、候補日をあげていただけますでしょうか」など幅をもたせて、候補日を挙げてもらうと、お互いの都合にあわせて、約束をすることができます。

■出してもらった候補日と都合があわないとき
自分の都合があわないときは「申し訳ございません。この日は、先約がはいっておりますので、○月○日ではいかがでしょうか」とこちらから代案を出すようにしましょう。

■何度もやり取りするのを避ける
先方の都合を聞いてから「やっぱり、この日はだめでした」ということになると、また先方に手間をかけてしまうので、先に都合の良い候補日を「恐縮ですが、私の方は」や「○日と○日以外で」のように伝えてしまうのも一案です。ただし、表現によっては傲慢な印象を与えるので、あくまでも「恐縮ですが」という気持ちを表して。

■近くに来たので、ついでに立ち寄りたい
アポは取っていないけれど、近くまで来たので、どうしても立ち寄りたいという場合は「今からお伺いしても、よろしいでしょうか」と必ず事前に電話を。もちろん無理矢理に押し掛けるのは厳禁です。

アポが取れたら、やっておくこと

先方に伺う日時が決まったら、その日までにしておくべきことが、いくつかあります。

■訪問先までのルートと所要時間の確認
訪問先までのルートや所要時間を事前にチェックしておきます。遅刻しないように余裕をもたせてスケジューリングしましょう。あらかじめ調べた訪問先までの乗り換えルートや駅に着いてからの道順は、自分の携帯に送っておくか、プリントアウトしておきましょう。

■持参するものを確認
当日、何を持っていくべきなのか確認しておきましょう。必要な書類や資料は、早めに準備し、名刺も十分に用意をしておきます。たとえ、すでに面識のある方との打ち合わせでも、関係者を紹介されるかもしれませんから、名刺は必ず持参しましょう。

いよいよ訪問当日です。受付の後、応接室に案内してもらう時、応接室に通された後に気をつけたいことを見てみましょう。

訪問当日、受付にて

受付に行く前に、身だしなみを整える時間を持てるぐらい、余裕を持って出かけましょう。

■身だしなみを整える
満員電車や汗、雨風でボサボサになった髪、汗でくずれたお化粧では、自分も不快ですし、先方の方にも失礼です。少し早めに出て、訪問先の最寄り駅のトイレなどで髪型やお化粧を直し、服装を整えてから先方にうかがうようにしましょう。訪問先のトイレで身支度を整えるのは、マナー違反です。

■受付に着いたら
コートは建物の外で脱ぐのが基本。脱いだコートは、片手に持ち、マフラーや手袋もはずしておきます。受付では「失礼します。○○社の美月と申します。本日○時に、○○部の○○様とお約束いただいております」と名前、約束の日時、担当者の部署名をはっきり伝えます。

企業によって、それぞれ異なりますが、受付で来訪者用のバッジが渡されたり、来訪者名簿に名前と会社名を記入したりすることがあります。受付の指示に従いましょう。その場で、「そちらのエレベーターで、○階におあがりください」のように指示されることもありますし、「ご案内します」と受付の方が応接室や会議室まで案内してくださることもありますので、指示に従うようにしましょう。

応接室に案内してもらう

案内してくださる方の少し後ろを静かに歩きます。この時、社内をジロジロ見たりしないように。途中で、社内の人とすれ違ったり、オフィスの中を歩くときは、軽く会釈をしましょう。

■応接室に通されたら
応接室に入る時は、「失礼します」と言いながら、中に入ります。「こちらにおかけになって、お待ちください」と言われたら、すすめられた席に座ります。どの席に座ればよいか示されない場合は、入り口に近い席(下座)に座ります。たまに、上座に座るよう言われても、気を遣って下座に座る人がいますが、それはルール違反です。

席をすすめられない場合は、勝手に座らずに立って待ちましょう。また、コートや鞄など「こちらにどうぞ」とテーブルに置くようにすすめられるまでは、勝手に置かないように注意して。何も言われないときは、足元に置きます。

■訪問相手が部屋に入って来る間
また、初対面の人を紹介される事もあるので、部屋に通されたら、あらかじめ名刺を出しやすいところに用意しておきましょう。相手の方がドアをノックしたら、すぐに席を立って迎えましょう。その後、時間を割いていただいたことへのお礼を言ってから、用件の本題に入るようにしましょう。

用件が済み、失礼するとき

基本的には、訪問したほうから話を切り上げます。用件が済んだら「本日は、お忙しいところ、ありがとうございました」とお礼をいい、切り上げるきっかけにします。名刺や資料などを鞄に入れた後、最後に頭を下げて「失礼します」と言って、退室します。相手がお見送りをしてくれる場合は、エレベーターの前などで「お見送りは、もうここで結構です」と申し出ましょう。オフィスの中や受付の前を通って帰るときは「お邪魔いたしました」と周囲の人に挨拶をしましょう。最後に、建物の玄関を出たところで、コートなどを身につけます。

以上、訪問する際に心得ておくべきことをご紹介しました。お客様を迎えるときとは、また違った視点でのマナーが必要だということが、おわかりいただけたでしょうか。