正しい名刺交換の仕方を、あなたはマスターしていますか？ 新入社員であれば多少の失礼は笑って許されても、入社数年も経っていれば、エチケット違反。名刺は大切なビジネスツール。失礼がないよう大事に扱われなくてはなりません。もう一度ちゃんと復習してみませんか？ 名刺交換は、お仕事の基本中の基本です。
名刺交換、基本の4つのステップ
■STEP 1
あらかじめ名刺入れを手元に用意しておき、すぐに名刺を取り出せるようにしておきましょう。目下あるいは訪問者の方から相手に近づき、先に名刺を出します。
■STEP 2
名刺を片手で持ち、もう片方を添えながら、相手に正面を向けて差し出します。このとき社名・部署名・フルネームを次のように名乗ります。「○△商事 第２営業部 美月あきこ と申します」。この時、相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差し出すことで、謙虚さを表すことができます。
■STEP 3
また、お互いに同時に名刺を差し出している場合は、お互い右手で差出し、左手で受け取ります。
受け取ったら、すぐに右手を添えるようにします。相手の名刺を受け取ったら、「頂戴いたします。よろしくお願いいたします」と答えます。
このときに、「珍しいお名前ですね。何とお読みすればよろしいでしょうか」「素敵なお名前ですね」など一言添えると、緊張した空気も和らぐでしょう。ただし、こうして会話を交わす時も、基本的に名刺は胸より上の高さでキープしてください。
■SETP 4
受け取った名刺は、すぐに名刺入れにしまわないようにしましょう。名刺入れの上に併せて持ち、テーブルがある応接室などの場合は、椅子に座った後にテーブルの上に名刺入れ、名刺の順に積み重ねておきます。
名刺をしまうタイミングは、その場の雰囲気によって判断します。基本的に、「相手の名前を覚えるまで」ですが、大体の場合、テーブルに置いた名刺を名刺入れにしまう動作は、打ち合わせや商談がそろそろ終わるという時の合図になります。名刺をしまうタイミングは周りの人に合わせておけば間違いないでしょう。
相手が何名かいて、すぐには全員の名前を覚えられないときは、机の上に、相手が座っている順番に並べると顔と名前が一致して、覚えやすくなります。
名刺交換の「やってはいけない！」
- 受け取る時、相手の会社のロゴの上に指を置く
- ポケットやお財布に直接名刺を入れ、そこから取り出す
- よれよれの名刺、折れ曲がっている名刺、汚れている名刺を渡す
- 先方から出された名刺を片手で受け取る
- 先方から受け取った名刺を話しながら手でもて遊ぶ
- 先方から受け取った名刺の裏をメモ代わりに使う
- 受け取った名刺を机の上に忘れて帰る
- 名刺をテーブル越しに渡す
どうする？ こんな時の名刺交換
■しまった！名刺がない！
なんでも正直が良いとは限りません。名刺を忘れてしまったら、「忘れました」と打ち明けるよりも「申し訳ございません。ただ今、名刺を切らしておりまして……」と言ってお詫びします。
オフィスに戻ったら、お詫びの手紙を添えて名刺をすぐに郵送します。対面せずに電話やメールで仕事が始まった場合は、資料などと送る時に名刺も一緒に送ると相手に安心感を与えることができます。
■一度に複数の人と名刺交換
あらかじめ、大体の人数分の名刺を名刺入れから取り出しておき、名刺・名刺入れの順に上から重ねて手に持っておきます。そこから取り出して、先方に渡すようにします。名刺は受け取ったら、名刺入れの下にある指で挟みます。上司に同行した際は、上司同士の交換が始まったら、部下同士が交換しはじめます。その後、お互いの部下と上司同士が交換します。
名刺交換は、役職の高い方から渡します。もし訪問先の方の役職がわからない時は、部屋に入ってくる順番や話し方（誰が誰に対して、どういう敬語を使っているかなど）、あるいは先方の紹介される順番などから判断しましょう。
また、名刺交換は自分のことを相手に知っていただく大事なチャンス。名刺が途中で切れたりしないように、最低でも常に10枚は名刺入れに入れておくようにしましょう。
■もたもたしている間に、先方に先に出されてしまった
鞄の中をガサゴソ探す姿は、あまり美しい姿ではありません。このようなことのように、名刺入れはあらかじめ鞄の取り出しやすい場所に入れておくか、手に持っておきましょう。
自分が名刺入れを探している間に、先方がすでに名刺を差し出しているようだったら、お待たせしないように「頂戴します」と言って、いったん名刺を受け取り、その後、「申し遅れました」といって自分の名刺を差し出しましょう。
美しい名刺交換のために
マナーとは直接関係ありませんが、最後に「美しい名刺の渡し方」をご紹介しましょう。
名刺は相手から差し出された名刺よりも低いところで出すと謙虚さを表すことができるとご紹介しましたが、あまり低い位置でも卑屈な感じを与えてしまいます。
自分の胸のあたりから、相手の手元に向けて、上に向けて弧を描くように差し出してください。女性らしい、柔らかい印象を与えることができます。
また、名刺交換の時には、相手の親指に必ず目が行きます。爪の中が汚れているなどは問題外ですが、ネイルがはがれているとか、ささくれているとか、相手に「だらしない」という印象を与えないように注意しましょう。
名刺入れにも気を配ってください。最近は、いろんな素材や形の名刺入れがあるようですが、名刺入れはあなたの人柄が表れる小物です。その人によって理想の名刺入れは違うと思いますが（いくらキレイだからと言ってもラインストーンがちりばめられてキラキラした名刺入れでは、あなたの人格が疑われてしまいます。）質・色・形などにもこだわってセンスの良いものを選びましょう。そして、いつも点検と手入れを怠らないようにして、いい状態であることを確認しておきましょう。
スマートな名刺交換で、あなたの第一印象をアップしてくださいね。