皆さんは毎日の仕事でどのくらいメールを使いますか？
「メールなんてほとんどしない」という人は少ないのではないでしょうか。1日に10通、20通やり取りをするのは当たり前になってきていますね。では、大量にやり取りをするメール、自信がありますか？
仕事をはじめてから、挨拶の仕方や名刺の渡し方・・・いわゆるビジネスマナーの研修を会社で受けた方は多いと思います。しかし、メールの研修って受けましたか？
実は多くの人が“我流”でメールを書いているんです。
- 先輩からくるメールをマネして書く。
- 取引先の担当者からくるメールをマネして書く。
でも、その先輩や取引先の担当者のメールって本当に正しいメールなんでしょうか。もしかしたらその先輩も研修なんて受けていない・・・なんてことないですか？
そうやって“なんとなくこんな感じ”でメールを書いていると、何度も見直さないと不安で送信できなかったり、一通書くのに15分も20分もかかってしまうことになります。
時間がかかるだけならまだしも、取引先を怒らせてしまったり情報漏えいなんて大きな問題になることもあります。たった一通のメールが皆さんの評価を下げたり、皆さんの会社の信頼をなくすことがないように、正しいメールを今こそ学んでください。
＜良いメール、悪いメール＞
皆さんは仕事でメールを使うとき、どんなことに気を付けますか？
- 間違った日本語を使わないように。
- ダラダラ長いメールにならないように。
- 要点を押さえるように。
どれもとても大切なことです。
「どんなメールを書けるようになりたいですか？」と質問すると、皆さん「良いメールが書けるようになりたい」とおっしゃいます。
では、皆さんが普段気を付けている日本語の間違いやダラダラメールなど、これを克服するだけで良いメールが書けるようになるでしょうか。
実は、良いメールに“こうすればよい”という規格はありません。なぜならば、受け取った人が「良いメールだな」と思えばそれは“良いメール”ですし「ひどいメールだな」と思えばそれは“悪いメール”です。
ですから、送り手・受け取り手の“良い悪い”の感覚にはギャップがあることを理解して、受け取り手の気持ちを考えてメールを書くということを忘れないでください。